Information to assist in tournament planningRenseignements pour vous aider à planifier votre tournoi
The following information is presented to assist in tournament planning. These hints and tips are mere suggestions. They are all items that have worked well in tournaments.Les renseignements suivants sont présentés pour vous aider à planifier votre tournoi. Ces conseils et astuces ne sont que des suggestions. Ce sont tous des éléments qui ont bien fonctionné lors de tournois.
Schedule – Details are importantHoraire – Les détails sont importants
Before you submit your schedule to ACBL for approval, make sure you have all the details covered. If for example you do not specify what kind of Swiss games you will have on the last day, you will end up with an open game. Most tournaments have A/X and B/C/D stratas but it needs to be specified in the schedule.Avant de soumettre votre horaire à l’ACBL pour approbation, assurez-vous d’avoir couvert tous les détails. Par exemple, si vous ne précisez pas le type de match suisse prévu pour la dernière journée, vous vous retrouverez avec une partie ouverte. La plupart des tournois ont des strates A/X et B/C/D, mais cela doit être précisé dans l’horaire.
Allow time for hospitality breaks. 10 mins in the middle of a session is a great way for slow tables to catch up and allow people to stretch their legs or go to the bathroom without having to rush.Prévoyez du temps pour les pauses. Dix minutes au milieu d’une séance permettent aux tables plus lentes de rattraper leur retard et aux joueurs de se dégourdir les jambes ou d’aller aux toilettes sans avoir à se presser.
Consider whether people want morning-afternoon sessions vice afternoon-evening session. If possible, why not offer both? It works very well for NABCs.Demandez-vous si les joueurs préfèrent des séances matin-après-midi plutôt qu’après-midi-soir. Si possible, pourquoi ne pas offrir les deux? Cette formule fonctionne très bien lors des NABC.
How much time in between sessions? More that one hour works well to give players a good break and allow for a lunch that is not rushed.Combien de temps prévoir entre les séances? Plus d’une heure permet aux joueurs de prendre une bonne pause et de dîner sans être bousculés.
Directors – Liaise with the Director In Charge (DIC) earlyDirecteurs – Communiquez tôt avec le directeur en chef (DIC)
Insist on having enough Directors present and that they are available on the floor. 1 Director for every 15 or 20 tables should work well, depending on the layout of the playing area.Insistez pour avoir suffisamment de directeurs sur place et qu’ils soient disponibles sur le plancher. Un directeur pour 15 à 20 tables devrait suffire, selon l’aménagement de la salle de jeu.
Use at least one Local Director to supplement the ‘Tournament‘ Directors. They cost less and will gain invaluable experience.Utilisez au moins un directeur local en complément des directeurs de tournoi. Ils coûtent moins cher et acquerront une expérience précieuse.
Partnership DeskBureau des partenaires
Use a board to post people’s partnership requests. This needs to be up while the play is ongoing so that players showing up can look up potential matches even if no one is at the desk.Utilisez un tableau pour afficher les demandes de partenaires. Il doit rester affiché pendant le jeu afin que les joueurs qui se présentent puissent trouver un partenaire potentiel même si personne n’est au bureau.
Preferably have somebody there at the desk who is not playing.Idéalement, ayez quelqu’un au bureau qui ne joue pas.
Have local players ready to partner up with visiting players at short notice. There is nothing worse that having a visiting player unable to play while all the local players are enjoying the tournament. It gives a bad reputation to your tournament. You can even offer free games to these ‘volunteers’ so they can help fill in a spot so the Pairs game has no sit-out table etc…Ayez des joueurs locaux prêts à faire équipe avec des joueurs visiteurs à court préavis. Rien n’est pire qu’un joueur visiteur incapable de jouer pendant que tous les joueurs locaux profitent du tournoi. Cela nuit à la réputation de votre tournoi. Vous pouvez même offrir des parties gratuites à ces « bénévoles » pour qu’ils acceptent de combler une place, afin que la partie par paires n’ait pas de table sans jeu, etc.
Encourage players to use the partnership desk on MyACBL. A great way for players to find suitable matches ahead of the tournament and make your job easier.Encouragez les joueurs à utiliser le bureau des partenaires sur MyACBL. C’est une excellente façon pour les joueurs de trouver un partenaire avant le tournoi, ce qui facilite votre travail.
CaddiesCaddies
Young caddies usually work great. Make them earn their money. Use them for other things than just passing boards during the Team events.Les jeunes caddies font généralement du très bon travail. Faites-leur mériter leur salaire. Confiez-leur d’autres tâches que la simple distribution des donnes lors des épreuves par équipes.
They can help clean up the garbage that players leave behind. They can even deliver glasses of water to players and return the empty glasses out of the playing area.Ils peuvent aider à ramasser les déchets laissés par les joueurs. Ils peuvent même apporter des verres d’eau aux joueurs et rapporter les verres vides hors de la salle de jeu.
In Pairs games they can move the boards from table 1 to the last table when the tables are not close to each other. People really appreciate the extra attention.Lors des parties par paires, ils peuvent déplacer les donnes de la table 1 à la dernière table lorsque les tables sont éloignées les unes des autres. Les joueurs apprécient vraiment cette attention supplémentaire.
(At a sectional a tip jar collected $250 for the caddies due to the extra service)(Lors d’un sectionnel, un pot à pourboires a permis de recueillir 250 $ pour les caddies grâce à ce service supplémentaire)
Game areaSalle de jeu
Have signs set up to show where the sections are and which tables are in which rows.Installez des affiches indiquant l’emplacement des sections et les tables comprises dans chaque rangée.
Make a sign to show where the Knock-outs are taking place. And use different table designations for Knock-out tables. How about KO1, KO2 and KO3? Using C when C is already used for Pair or Swiss games is confusing and leads to players roaming the playing area looking for their table.Faites une affiche indiquant où se déroulent les matchs à élimination directe. Utilisez aussi des désignations de table différentes pour ces matchs, par exemple KO1, KO2 et KO3. Utiliser la lettre C alors qu’elle sert déjà pour les parties par paires ou les matchs suisses porte à confusion et fait errer les joueurs dans la salle à la recherche de leur table.
SponsorshipCommandites
A small committee can go to local businesses and get sponsorship money. They love to support seniors events and you can recognize their support with a banner showing off the ‘Gold’ sponsors, ‘Silver’ sponsors etc… based on the amount of the sponsorship. Some shops will give you merchandise that you can use for door prizes. You just have to ask.Un petit comité peut approcher les commerces locaux pour obtenir des commandites. Ceux-ci aiment souvent soutenir les événements pour aînés, et vous pouvez souligner leur appui avec une bannière présentant les commanditaires « Or », « Argent », etc., selon le montant de la commandite. Certains commerces vous offriront de la marchandise pour vos prix de présence. Il suffit de demander.
The federal government even has grants to support senior events and you may be able to get dealing machines etc…Le gouvernement fédéral offre même des subventions pour soutenir les événements destinés aux aînés, ce qui pourrait vous permettre d’obtenir des machines à distribuer, entre autres.
Local restaurants offering discounts to players is another bonus well appreciated.Des rabais offerts par les restaurants locaux aux joueurs constituent un autre avantage très apprécié.
HospitalityAccueil
Free tea and coffee is a huge bonus for the players. It can be done at a hotel, Montreal has been doing it for years.Le thé et le café gratuits sont très appréciés des joueurs. Cela peut se faire même à l’hôtel; Montréal le fait depuis des années.
Ask Tim Hortons for coffee and they will give you huge coffee urns. Grocery stores will give you tea, fruit trays etc… MacDonalds even gave trays of muffins. A hotel may not allow those food items close to the playing area, but you may be able to offer them in your hospitality suite that the hotel could provide at a rebate.Demandez du café à Tim Hortons, ils vous fourniront de grandes urnes. Les épiceries peuvent offrir du thé, des plateaux de fruits, etc. McDonald’s a même déjà offert des plateaux de muffins. Un hôtel pourrait ne pas permettre ces aliments près de la salle de jeu, mais vous pourriez les offrir dans une suite d’accueil que l’hôtel pourrait fournir à prix réduit.
TimingsHoraires de déroulement
Different tournaments have different schedules and the local committee should run it has they wish. But make sure the games start on time.Chaque tournoi a son propre horaire, et le comité local devrait l’organiser à sa guise. Assurez-vous toutefois que les parties débutent à l’heure prévue.
Tell players, ahead of time, that registration will close 10 mins before start time. Anybody showing up late will be added in as a late play if possible, but the game should start on time. 10 mins should allow enough time for the Directors to get the game going and for pre-game announcements.Informez les joueurs à l’avance que l’inscription se terminera 10 minutes avant le début. Toute personne arrivant en retard sera ajoutée en retard si possible, mais la partie doit commencer à l’heure. Ces 10 minutes laissent le temps aux directeurs de démarrer la partie et de faire les annonces d’avant-partie.
RegistrationInscription
Consider a way to have players register ahead of time. Offer a discount for a meal or a special reward (10 self sticking names with the player number) to reward those who sign up early. Then you have an idea of how many people are showing up for each event.Envisagez un moyen de permettre aux joueurs de s’inscrire à l’avance. Offrez un rabais sur un repas ou une récompense spéciale (10 étiquettes autocollantes avec le numéro du joueur) pour récompenser les inscriptions hâtives. Vous aurez ainsi une idée du nombre de participants à chaque épreuve.
Set up a credit card system to allow players to buy their playing fees. They get a coupon good for one entry and can buy as many as they wish. Those coupons are only good for your tournament.Mettez en place un système de paiement par carte de crédit pour les frais de jeu. Les joueurs reçoivent un coupon valide pour une inscription et peuvent en acheter autant qu’ils le souhaitent. Ces coupons ne sont valides que pour votre tournoi.
If using cash, consider making the cost easy to handle. 17$ per player is ok but 17.50$ would be much better since a pair would have to play 35$ and a team of four 70$. Less change for whoever takes in the money.Si vous utilisez de l’argent comptant, prévoyez un montant facile à gérer. 17 $ par joueur convient, mais 17,50 $ serait bien mieux, car une paire paierait alors 35 $ et une équipe de quatre, 70 $. Cela réduit la monnaie à rendre.
Whether using credit cards or cash, have a station collecting all the money and issuing coupons. The Directors have one less thing to do (counting money) and it should help them run the tournament better. (ACBL recently requested that the committees running the tournament collect the money instead of the Directors.)Que ce soit par carte de crédit ou en argent comptant, prévoyez un poste centralisant la perception de l’argent et l’émission des coupons. Les directeurs ont ainsi une tâche de moins (compter l’argent), ce qui les aide à mieux diriger le tournoi. (L’ACBL a récemment demandé que ce soit les comités organisateurs, plutôt que les directeurs, qui perçoivent l’argent.)
50-50 drawsTirages 50-50
Selling tickets while the players are waiting for the game to start is easy enough and it is a great way to raise funds to offset the cost of hosting the tournament.Vendre des billets pendant que les joueurs attendent le début de la partie est assez simple et constitue une excellente façon d’amasser des fonds pour compenser les coûts d’organisation du tournoi.
Final NotesNotes finales
It may look like impossible to implement all the recommendations.Il peut sembler impossible de mettre en œuvre toutes ces recommandations.
We can help. Contact the District 1 VP for more information. Plus you can choose to implement one, many or none of these recommendations.Nous pouvons vous aider. Communiquez avec le vice-président du District 1 pour plus d’information. De plus, vous pouvez choisir d’appliquer une, plusieurs ou aucune de ces recommandations.
Finally if you have items to add to this list, send them in.Enfin, si vous avez des suggestions à ajouter à cette liste, faites-les-nous parvenir.
